GYIK irodáknak

Itt röviden válaszolunk arra, amit a könyvelőirodák a leggyakrabban kérdeznek az indulásról, az ügyfelekről, a NAV-kapcsolatról és az előfizetésről. Minden válasz végén ott a link a részletes leíráshoz. Ha a kérdésed a telefonos használatról szól, a Telefonos GYIK-ben is nézz körül.

Regisztráció és munkatársak

Hogyan nyithatok irodai fiókot?

A KönyvelőHíd belépőoldalán a „Regisztrálok...” linkre kattints, és válaszd a „Könyvelőiroda vagyok” lehetőséget. A fiók a megerősítő levél gombjára kattintva jön létre, és 14 napos ingyenes próbával indul, bankkártya nélkül. Ld. Regisztráció könyvelőirodaként.

Hogyan veszem fel a munkatársaimat?

A főkönyvelőt a Fiók›Főkönyvelő, a könyvelőket a Fiók›Könyvelők oldalon veszed fel az „Új tétel” gombbal. A munkatársak felvétele ingyenes, díj csak az ügyfélcégek után jár. A főkönyvelő az iroda összes cégét látja, a könyvelő csak azokat, amelyekhez hozzárendelted. Ld. Főkönyvelő és könyvelők felvétele.

Ügyfélcégek és meghívás

Hány ügyfélcéget kezelhetek?

A próbaidő alatt legfeljebb 2 ügyfélcéget, előfizetés után korlátlanul. A keretbe a meghívásodra regisztrált ügyfelek is beleszámítanak, a vállalkozások által megosztott cégek és a passzív cégek viszont nem. Ld. Mi számít bele a cégkeretbe?

Hogyan veszek fel új ügyfélcéget?

A Fiók›Cégek oldalon kattints a „Cég hozzáadása” gombra, és írd be a cég adószámát vagy cégjegyzékszámát: a nevét, a székhelyét és a bankszámlaszámát a program kitölti. Az adatlapon a „Felhasználónév” mezőt mindenképp töltsd ki, a „Cég azonosító”-t pedig ellenőrizd (a program az adószámból előre kitölti). Ld. Cég felvétele a céginformációs ablakkal.

Hogyan hívom meg az ügyfelemet, hogy maga töltse fel a számláit?

A Fiók›Cégek oldal „Ügyfél meghívása” gombjával. Az ügyfél 14 napig érvényes linket kap, a saját e-mail-címével regisztrál, és a cége az irodád ügyfelei közé kerül. A díját ilyenkor az iroda fizeti. Ld. Ügyfél meghívása regisztrációra.

Kötelező, hogy az ügyfelem is belépjen?

Nem: az iroda az ügyfél nevében is dolgozhat, és maga töltheti fel a számlaképeit, iratait. Ha az ügyfél saját belépést szeretne, hívd meg, vagy a cég adatlapján töltsd ki a „Felhasználónév” mellett az „e-mail” mezőt is: az első mentéskor jelszóbeállító levelet kap. A díját mindkét esetben az iroda fizeti. Ld. Vond be az ügyfelet.

Az ügyfelemnek már van saját KönyvelőHíd-fiókja. Mit tegyek?

Ugyanazzal az „Ügyfél meghívása” gombbal küldj meghívót a fiókja belépési e-mail-címére: a program ilyenkor hozzáférés-kérést küld neki. Ha jóváhagyja, a cége „saját előfizetés” jelöléssel jelenik meg nálad, és a díját továbbra is ő fizeti. Ld. Hozzáférés kérése egy vállalkozás cégéhez.

Mit jelent a „saját előfizetés” jelölés a Cégek között?

Ez a megosztott cég: egy vállalkozás saját fiókjának cége, amelyhez hozzáférést adott neked. A díját a vállalkozás fizeti, ezért sem a cégkeretedbe, sem a díjadba nem számít bele, cserébe az adatait nem módosíthatod, csak a „Cég azonosító”-t. Ld. Megosztott cégek a Cégek között.

Mi történik, ha megszüntetem a kapcsolatot egy ügyféllel?

A cég minden adatával önálló fiókot kap, és onnantól ő fizeti az előfizetést: 30 napja van előfizetni, próbaidő nélkül. A kapcsolat megszüntetése nem vonható vissza, és az irodád utána nem éri el a céget. Ld. Mi történik az ügyféllel?

Számlák és NAV

Ki adja meg az ügyfél NAV technikai felhasználóját?

A technikai felhasználót a NAV Online Számla felületén a cég elsődleges felhasználója hozhatja létre. A négy adatát a programba az ügyfél a saját belépésével is beírhatja, de megadhatja az iroda, a főkönyvelő vagy a céghez rendelt könyvelő is. Ld. Ki állíthatja be a NAV-kapcsolatot?

Miért nem jönnek egy ügyfelem számlái a NAV-ból?

Leggyakrabban hiányzik vagy hibás a cég NAV technikai felhasználója: ezt piros sáv jelzi a NAV-lista fölött. Ha nincs sáv, nézd meg az automatikus letöltés beállítását és a felső sávban kiválasztott évet. Ld. Nem jönnek a számlák a NAV-ból.

Előfizetés és díj

Ki fizet az ügyfélcégek után?

Amelyik cég az irodád ügyfelei közé tartozik (te vetted fel, vagy a meghívódra regisztrált), annak a díját az iroda fizeti. A vállalkozás által megosztott cég díját a vállalkozás fizeti. A Cégek lista „Kapcsolat” oszlopa mindig mutatja, melyik melyik. Ld. Ki fizet: az iroda vagy az ügyfél?

Hogyan számoljuk az iroda havi díját?

A díj a fiók havi alapcsomagjából (Alap vagy Profi csomag), minden aktív ügyfélcég után a cég mérete szerinti díjból (Standard, Normal, Extra vagy Prémium) és a megtartott régi évek tárolásából áll. A méretdíj 0 képpel is jár, az új cég Standard méreten indul. Az Alap csomag 990 Ft, a Profi 1 990 Ft; a méret cégenként 100–600 Ft havonta, Profi csomagban méretenként 100 Ft-tal több (200–700 Ft); ezek nettó árak, + 27% áfa, a mindig érvényes árakat a Fiók›Licenc oldal mutatja. A díjat minden hónap 1-jén előre terheljük, a hónap közbeni emelés különbözetét a hónap végén. Ld. Hogyan számoljuk a díjat?

Mi a különbség az Alap és a Profi csomag között?

A funkciók ugyanazok: NAV-letöltés, számlaképek, bankkivonatok kiolvasása és ellenőrzése, dokumentumok. A Profi csomag ezen felül a kiolvasott bankkivonatokból CSV-t készít a könyvelőprogramnak (a banki import fájl, és a „Kivonat letöltése” importfájlja egy kivonatból vagy egy bankszámlából időszakra). A két csomag között a Licenc oldalon bármikor válthatsz, a váltás azonnal érvényes. Ld. Az Alap és a Profi csomag.

Növeli a díjat az automatikus NAV-letöltés?

Nem: a cég díja a méretétől függ, nem a letöltött számlák számától. A NAV-ból letöltött számla a képlimitbe sem számít bele, akkor sem, ha a cégnél azonnali iktatás van, és kép nélküli iktatott tétel lesz belőle. Csak az a sor számít, amelyhez számlakép kerül. Ld. Mibe számít bele a letöltés a díjban?

Mi történik, ha egy ügyfélcég eléri a képlimitjét?

A feltöltés nem áll le: a program a cég méretét automatikusan a következő olyan méretre emeli, amelynek az idei limitje még befogadja (például Standardról Normalra), és erről e-mailt kapsz. A különbözetet a hónap végén számoljuk el. A limit 80 %-ánál az oldal tetején megjelenő figyelmeztetés előre szól, és a havi összesítő méretjavaslatot is ad. Ld. Éves képlimit és automatikus emelés.

Mi történik, ha lejár a próbaidő?

Ha a 14. napig nem fizetsz elő, a fiók 30 napig csak olvasható, utána minden adatával együtt törlődik. Ezalatt bármikor előfizethetsz, és azonnal folytathatod. Az ügyfélcégeid e-mailben ajánlatot kapnak, hogy önállóan folytassák. Ld. Mi történik lejáratkor?

Adatok és törlés

Hogyan nyitok új munkaévet?

Az iroda fiókjából, a Fiók›Felhasználó›Archiválás szekcióban. Az archiválás az iroda minden cégére egyszerre lezárja az évet és megnyitja az újat; ne indítsd el kétszer, mert minden futás egy újabb évet nyit. Az ablakában döntesz arról is, hogy a kieső régi évek dokumentumait cégenként megtartod-e. Ld. Új év nyitása lépésről lépésre.

Hogyan törölhetek egy ügyfélcéget?

A Fiók›Cégek oldal „Törlés” gombja az ügyfélcéget azonnal és véglegesen törli, türelmi idő nélkül. Ha az ügyfél a saját adataival tovább dolgozna, a „Kapcsolat megszüntetése” a helyes út. Ld. Cég törlése könyvelőirodában.

Mi történik, ha egy ügyfél elmegy az irodától?

Ne töröld a céget: a Fiók›Cégek oldalon a cég Módosítás ablakában add meg az Utolsó hónapot, vagyis az utolsó könyvelt hónapot. Utána a cég passzív: az adatai megmaradnak és olvashatók, de új adat nem kerül be, nem fizetsz utána, és a cégkeretbe sem számít. Ha visszajön, töröld az Utolsó hónapot. Ld. Aktív és passzív cég: az Első és az Utolsó hónap.

Meddig őrzi meg a program a dokumentumokat?

A cég méretének ára a tárgyév és az előző év dokumentumainak tárolását tartalmazza. A régebbi évekről az archiváláskor cégenként döntesz: megtartod (cégévenként a méretár 50 %-a havonta) vagy törlöd. Törléskor csak a fájlok tartalma vész el, az iktatási adatok megmaradnak. Ld. Mit jelent a megőrzési idő?