Hol és meddig őrizzük az adataidat?
Hol tároljuk az adataidat, és meddig maradnak meg a régi évek dokumentumai.
A KönyvelőHíd a dokumentumaidat cégenként és évenként tárolja. A cég méretének ára a tárgyév és az előző év tárolását tartalmazza, ezekért külön nem fizetsz. A régebbi évekről cégenként döntesz: megtartod őket havidíjért, vagy törlöd a tartalmukat. Az iktatási adatok mindkét esetben megmaradnak.
Mit jelent pontosan a megőrzési idő?
A tárgyév a legutóbb megnyitott év. Új év nyitásakor az ennél két évvel régebbi év kieső év lesz: ha például 2027-et nyitod meg, a 2027-es és a 2026-os év benne van a méret árában, a 2025-ös pedig kiesik. Minden cégnél, amelynek abban az évben van adata, dönteni kell róla.
| Év | Mi történik vele? |
|---|---|
| a tárgyév és az előző év | a cég méretének árában benne van, nincs teendőd |
| a régebbi, kieső év | cégenként döntesz: Megtart (díjköteles) vagy Töröl |
A megtartott év díja cégévenként a cég méretárának 50 %-a havonta (az Alap csomag szerinti méretárból, a csomagtól függetlenül), a döntés hónapjától. Egy Normal méretű cég (Alap csomagban 200 Ft/hó) két megtartott évvel így havonta 200 + 2 × 100 = 400 Ft, nettó, + 27% áfa. A mindig érvényes árakat a FiókLicenc oldal mutatja.
Hogy hol és mikor döntesz:
- könyvelőirodában az archiváláskor, az új év nyitásának ablakában (előre „Megtart”-ra állítva). Amíg nem nyitsz új évet, nincs kieső év és tárolási díj sem;
- vállalkozói fiókban az új év január 1-jén magától nyílik meg, és 30 napod van dönteni a FiókLicenc oldal „Tárolt évek” részében (e-mailt, majd 7 nappal a határidő előtt emlékeztetőt kapsz). Döntés híján az év tartalma a határidőn törlődik.
A passzív cég kieső éve mindig törlődik, ott nincs választás; a tárgyéve és az előző éve díj nélkül megmarad. A részleteket a Régi évek tárolása: megtartás vagy törlés írja le.
Mi törlődik, és mi marad meg?
Ha egy évnél a törlés mellett döntesz, a cég abban az évben lévő dokumentumainak csak a tartalma törlődik:
- a feltöltött számlaképek,
- a bankszámlakivonatok,
- az egyéb iratok,
- a kimenő számla XML-ek,
- a Dokumentumok (Ügyvezetői, Ügyintézői) fájljai.
Az iktatási adatok, a NAV-adatok, a kiegyenlítések és a könyvelési adatok megmaradnak, és az év továbbra is választható. Ha megnyitsz egy ilyen dokumentumot, helyette ezt a lapot látod: „A dokumentum tárolását a fiók nem tartotta meg — a tartalom törölve.” A törlés a döntés utáni éjszaka történik meg, és nem vonható vissza. A Számlázóban kiállított számláidat ez a szabály nem érinti.
A számviteli bizonylatokat a vállalkozásnak 8 évig meg kell őriznie (Számv. tv. 169. §). Ez a vállalkozás kötelezettsége: a KönyvelőHíd a régi éveket csak akkor tárolja tovább, ha megtartod őket. Ha egy évnél a „Töröl”-t választod, előtte töltsd le a dokumentumait az Iktatás és a Dokumentumok oldalain.
A megtartott évet később is törölheted a FiókLicenc oldal „Tárolt évek” részében; a díja a következő hónaptól szűnik meg. Fordítva nem megy: a törölt év tartalma nem hozható vissza.
Hol tároljuk az adataidat?
Az adataidat a szolgáltató, a Számviteli Rendszer Kft. kezeli, bérelt szerveren. Hogy pontosan melyik szerverszolgáltatónál, azt az adatkezelési tájékoztató írja le. Minden fiók adatai külön adatbázisban, évenként elkülönítve vannak, így más fiókok felhasználói nem érik el őket, csak azok, akiknek hozzáférést adsz (ld. Ki látja a cégem adatait?). A bankkártyád adatait nem mi tároljuk: azokat csak a fizetési szolgáltató (SimplePay vagy Stripe) kezeli.
A tárolt évektől függetlenül az adatok akkor is törlődnek, ha:
- törlöd a cégedet vagy a fiókodat (a cég törlése a helyzettől függően azonnali vagy 7 napos, a fióké 14 napos türelmi idővel jár),
- lejár az előfizetésed, és nem fizetsz elő: a fiók 30 napig csak olvasható, utána véglegesen törlődik.
Az iroda ügyfélcégeinek régi éveiről az iroda dönt, a „saját előfizetés” jelölésű, megosztott cégekéről a vállalkozás. Ha az irodádat az ügyfélszolgálat vette fel (és átutalásos számlával fizetsz), a tárolt évek szabályai rád nem vonatkoznak: nálad a régi évek nem törlődnek maguktól.