Régi évek tárolása: megtartás vagy törlés

A cég méretének ára a tárgyév és az előző év dokumentumainak tárolását tartalmazza; a tárgyév a legutóbb megnyitott év. Ha tehát a 2027-es év a legutóbbi, a 2027-es és a 2026-os év benne van az árban. Az új év megnyitásakor a harmadik év (példánkban a 2025-ös) kiesik belőle, és cégenként, évenként döntened kell róla: Megtart vagy Töröl. Csak arról az évről kell dönteni, amelyben a cégnek van adata.

Megtart vagy Töröl?

• Megtart: a kieső év dokumentumai megmaradnak. A díja cégévenként a méretár 50 %-a havonta (Standardnál 50 Ft, Normalnál 100 Ft + áfa — az Alap és a Profi csomagban egyaránt), a döntés hónapjától: ezt a hónapot a hónap végén, különbözetként számoljuk el, utána előre jár.
• Töröl: a cég abban az évben lévő dokumentumainak tartalma törlődik: a számlaképek, a bankkivonatok, az egyéb iratok, a Dokumentumok és a kimenő számla XML-ek. Az iktatási adatok, a NAV-adatok, a kiegyenlítések és a könyvelési adatok megmaradnak, az év továbbra is választható. A törölt fájl helyén ez áll: „A dokumentum tárolását a fiók nem tartotta meg — a tartalom törölve; az iktatási adatok megmaradtak. A számviteli bizonylatok 8 éves megőrzése a vállalkozás kötelezettsége.” A törlés a következő éjszaka történik meg, és nem vonható vissza.

Könyvelőirodaként: az archiváláskor

Az irodánál a döntés csak archiváláskor jön elő: amíg nem nyitsz új évet, nincs kieső év és nincs tárolási díj.

1. Az iroda fő fiókjában nyisd meg a Fiók›Felhasználó›Archiválás szekciót, és kattints az „Archiválás…” gombra (új év nyitása).
2. Ha van kieső év, a kérdés-ablakban táblázat jelenik meg: Cég, Év, Döntés (Megtart / Töröl) és Havidíj (pl. „+50 Ft/hó”). Minden sor előre Megtart-ra áll.
3. Állítsd be soronként, vagy használd a „Mindet megtart” / „Mindet töröl” gombot. Alul az összeg: „A tárolás havonta: +N Ft + ÁFA (a döntés hónapjától).”
4. Kattints az „Archiválás” gombra. A döntések csak a sikeres évnyitás után lépnek életbe.

A passzív cég sora fixen Töröl („A passzív cégek régi évei törlődnek — ez nem állítható.”), és a passzívvá vált cég korábban megtartott évei is ekkor törlődnek. A korai, például decemberi archiválás a tárolási díjat is korábban indítja.

Vállalkozói fiókban: 30 nap a döntésre

A vállalkozói fióknál az új évet a program január 1-jén magától megnyitja. A kieső évekről e-mailt kapsz, és 30 napod van dönteni; 7 nappal a határidő előtt emlékeztetőt is küldünk. A döntés helye a Fiók›Licenc oldal KönyvelőHíd részének „Tárolt évek” táblázata: a sor állapota „Döntésre vár — határidő: …”, a gombok „Megtart (+50 Ft/hó)” és „Töröl”. Ha nem döntesz, a határidőn törlődik. Passzív cégnél nincs választás, csak törlés.

A megtartott év későbbi törlése

A megtartott évek a „Tárolt évek” táblázatban „Megtartva” állapottal látszanak, és bármikor törölheted őket a „Töröl” gombbal. A „Tárolt év törlése” ablakban a „Törlés” gomb néhány másodperces visszaszámlálás után kattintható. A sor a törlésig „Törlés folyamatban” állapotú. A törlés hónapja már ki van fizetve, a díj a következő hónaptól szűnik meg.