Archiválás: új munkaév nyitása

Az iroda adatai munkaévenként külön tárolódnak. Az archiválással lezárod az aktuális évet, és egy lépésben megnyitod az újat; a lezárt év adatai ezután is elérhetők a felső sáv „Munkaév” választójában. Archiválni csak az iroda fiókjából lehet, a Fiók›Felhasználó›Archiválás szekcióban, és ilyenkor döntesz a cégek régi éveinek tárolásáról is.

Az Archiválás szekció

A szekció három részből áll:

• Munkaévek: az irodád évei; zöld jelöli azt, amelyiken éppen dolgozol.
• Archiválás — új év nyitása: itt látod, melyik év zárul le és melyik nyílik meg, például „Lezárásra kerül a(z)
  1. év, és megnyílik az új 2027. év.”
• Régi évek: emlékeztető, hogy a régebbi évekről archiváláskor, cégenként döntesz.

Az archiválás az irodád minden cégére egyszerre vonatkozik: cégenként nem lehet évet nyitni. Az új év általában a következő naptári év. Ha viszont még nem nyitottad meg az idei évet, az archiválás az ideit nyitja meg.

Új év nyitása lépésről lépésre

1. Nyisd meg a Fiók›Felhasználó›Archiválás szekciót.
2. Ellenőrizd a szövegben, melyik év zárul le és melyik nyílik meg.
3. Kattints az „Archiválás…” gombra. Ha a kérdés-ablakban a kieső évek táblázata is megjelenik, dönts róluk (ld. lent), majd kattints az „Archiválás” gombra.
4. Várd meg, amíg az „Új adatbázis létrehozása folyamatban” ablak eltűnik. Ez akár több percig is tarthat, közben ne zárd be a böngészőt.
5. Az „Az archiválás megtörtént, az új év megnyílt.” üzenet után a felső sáv évválasztójában már az új év is szerepel.

Döntés a kieső évekről

A cégek méretének ára a tárgyév és az előző év dokumentumainak tárolását tartalmazza. Az új év nyitásával a két évvel korábbi és a még döntés nélküli régebbi évek kiesnek ebből (a 2027. év nyitásakor például a 2025. és a korábbiak). A kérdés-ablak ezeket cégenként és évenként sorolja fel:

• Megtart: a dokumentumok megmaradnak; a tárolás cégévenként a méretár felébe kerül havonta (pl. „+50 Ft/hó”), a döntés hónapjától.
• Töröl: a cég abban az évben lévő dokumentumainak (számlaképek, kivonatok, iratok) tartalma a következő éjszaka törlődik; az iktatási adatok megmaradnak. A törlés nem vonható vissza.

Alapból minden sor Megtart; a „Mindet megtart” és a „Mindet töröl” gombbal egyszerre is állíthatod. A passzív cég sora fixen Töröl. A döntések a sikeres évnyitás után lépnek életbe; előtte az Adatexportokban letöltheted, amire szükséged lehet. Amíg nem nyitsz új évet, tárolási díj sem jár, a korai (például decemberi) archiválás viszont a díjat is korábban indítja. A megtartott évekről ld. Régi évek tárolása.

Mi kerül át az új évbe?

Az új évbe átkerülnek a törzsadatok: a partnerek az adatlapjukkal együtt, a cikkek, a bizonylattípusok és a munkaszámok, a könyvelők cégeinek kiosztása, és a számlázó beállításai. Ha a lezárt évben már rögzítettél olyan bizonylatot, amelynek a teljesítése az új évre esik, az is átkerül az új évbe. A lezárt év többi adata a régi évben marad.

Ha az archiválás közben hiba történik, a program hibaüzenetet ad, és a félkész év nem jön létre. Ilyenkor nézd meg a Munkaévek listáját, mielőtt újra elindítod: az újrapróbálás ugyanazt az évet nyitja meg, nem a következőt.

Az archív évek elérése

A korábbi évek adatait a felső sáv „Munkaév” választójában éred el: válaszd ki a régi évet, és a program az összes oldalt arra az évre állítja. Az évváltás a cégválasztótól független: ugyanazon a cégen évet válthatsz, és fordítva. A munkaévet a főkönyvelő és a könyvelők is válthatják, archiválni azonban csak az iroda fiókja tud.

A NAV-ból letöltött számlák nem a letöltés napja, hanem a teljesítés dátuma szerint kerülnek a megfelelő évbe; erről ld. Melyik évbe kerül a számla?