A Kimenő számlák lista
A NAV-ból érkezett kimenő számláid egy listában: számlakép, kiegyenlítés, tételsorok.
A IktatásKimenő számlák menüpontban a kiválasztott céged minden olyan kimenő (kiállított) számláját látod, amelyet a program a NAV Online Számla rendszeréből letöltött. Itt látszik egy helyen, hogy melyik számlához van már számlakép, melyik vár még képre, és mennyit fizetett ki belőle a vevő. Ez a Bejövő számlák párja, kimenő irányban. (Ha a Számlázó is megvan a fiókodban, az Iktatás menüpont neve „KönyvelőHíd”, és a felső sáv modulválasztóján a KönyvelőHíd modulban találod.)
Mi kell hozzá?
A lista csak akkor töltődik, ha a cégednél be van állítva a NAV technikai felhasználó. Ha még nincs, a lista fölött piros sáv jelenik meg a „NAV-kapcsolat beállítása” gombbal, amellyel rögtön pótolhatod. A beállítás után a számlák az automatikus letöltéssel maguktól érkeznek, de az „Új lekérdezés” gombbal bármikor kézzel is lekérhetsz egy időszakot.
A listában csak a NAV-nak bejelentett számlák szerepelnek: amit a számlázóprogramod (vagy a QualitySoft Számlázó) jelentett a NAV-nak. Egy frissen kiállított számla akkor jelenik meg, amikor a következő letöltés lekéri.
Mi van a listában?
Minden sor egy számla, a legújabbak elöl. A zöld betűs sorokhoz már tartozik iktatott tétel.
A sor elején a „Jel” (zöld pötty: a számla ki van egyenlítve) áll. Utána jön a NAV-állapot („Státusz”), a „Számlakép” („✓ Megvan” vagy „Hiányzik”) és a „Forrás”. Ezek után a számla adatai következnek, ugyanazokkal az oszlopokkal, mint a Kimenő számlaképben: a partner itt a vevő („Vevő neve”, „Vevő adószáma”, „Vevő címe”…), a bruttó összeg mellett a NAV szerinti nettó és áfa. A sor végén a NAV saját adatai állnak, köztük a „Kibocsátó adószáma” és a „Kibocsátó neve” (ez a te céged), a végén pedig az „Iktatószám”. Az oszlopok jelentését ld. Az oszlopok és az állapotok jelentése.
A bejövő listától eltérően itt a számla adatai csak olvashatók: a cellákat nem írhatod át közvetlenül. Ha egy adatot javítanál, jelöld ki a számlát, és nyisd meg a „Módosítás” gombbal, vagy javítsd a Kimenő számlakép listában. Jelölőoszlop, tömeges kijelölés és banki import itt nincs: a kimenő számlákat a vevő fizeti, nem te.
Az eszköztár gombjai
| Gomb | Mire való |
|---|---|
| „Módosítás” | a kijelölt számla az iktató ablakban: a meglévő tétele, vagy iktatás a NAV-adatokból. Itt tölthetsz fel képet a számlához, itt cserélheted, és a „Kép keresése…” gombbal a már feltöltött képeid közül is választhatsz |
| „Megnéz” | a számla képe: a feltöltött számlakép, a NAV-adatokból generált kép, vagy alapból a kettő egymás mellett |
| „Új lekérdezés” | egy legfeljebb 35 napos időszak kimenő számláinak letöltése a NAV-tól |
| „Bizonylat tételei” | a számla tételsorai a NAV-adatszolgáltatásból |
| „Exportálás” | a lista Excel-fájlba, a beállított szűrésekkel |
| „Beállítás” | a NAV technikai felhasználó és a kulcsok |
A „Megnéz” és a „Bizonylat tételei” gombról a Számla megtekintése tételsorokkal, a kép kiválasztásáról a Számlakép keresése és hozzárendelése cikk szól. Kimenő számlánál a „Kép keresése…” csak összeköti a képet a NAV-számlával: a kép mellett rögzített adatokat a NAV-adat nem írja felül.
Kiegyenlítés
A „Jel” pöttyre vagy a kiegyenlítés oszlopaira kattintva a Kiegyenlítések ablak nyílik meg: itt rögzíted, mikor és mennyit fizetett a vevő. Ezt akkor is megteheted, ha a számlához még nincs számlakép. A dátum mező neve kimenő számlánál is „Kifizetés napja”.
- Ha a számlához már van kép, a kifizetés ugyanaz, mint a Kimenő számlakép listában: mindkét helyen ugyanazt látod.
- Ha a számlát a QualitySoft Számlázóval állítottad ki, a kifizetés a Számlázó számlájához kerül, így a Számlázóban és itt is ugyanaz látszik.
Hiányzó számlaképek
A „Számlakép” oszlop „Hiányzik” szűrőjével gyorsan megtalálod azokat a számlákat, amelyekhez még nincs kép. Az Áttekintés „Kimenő hiányzó számlakép” csempéje is ide visz, rögtön erre szűrve. A szűrőt az oszlop fejlécében törölheted.
A hiányzó képet többféleképpen pótolhatod:
- a „Módosítás” ablakban feltöltöd a számla PDF-jét vagy képét;
- a Kimenő számlakép listába töltöd fel. A kép magától összekapcsolódik a NAV-számlával, ha a számlaszáma és a vevő adószáma egyezik vele, és a pár egyértelmű. Mindegy, hogy a kép vagy a NAV-adat érkezik előbb;
- telefonon lefotózod: a fotó után a „Melyik számlához tartozik?” gombbal kimenő számlánál is kiválaszthatod a NAV-számlát.
A „✓ Megvan” azt jelenti, hogy a számlához tartozik kép a Kimenő számlakép listában. Ha a Számlázz.hu-ból vagy a Billingóból töltöd le a számláidat, a PDF-jük is számlaképként érkezik.
Kimenő számlák vagy Kimenő számlakép?
A két menüpont ugyanazokat a számlákat mutatja, csak két oldalról, ahogy a bejövőnél. A Kimenő számlák a NAV-adatokból indul: itt minden bejelentett számla megvan, akkor is, ha még nincs hozzá kép. A Kimenő számlakép a feltöltött (vagy letöltött) képeidet mutatja, akkor is, ha a NAV-adatuk még nem érkezett meg. A számla teljes, ha mindkét oldalon megvan, és össze van kapcsolva.
A Kimenő számlakép eszköztárának „NAV online számla adatszolgáltatás” gombja ugyanezt a listát nyitja meg felugró ablakban. A két helyen az oszlopok sorrendje, szélessége és a szűrők közösek.
Az önregisztrált könyvelőiroda ugyanezt a listát látja az ügyfélcég kimenő számláiról: az IktatásKimenő számla oldalon a „NAV online számla adatszolgáltatás” gombbal. Az irodában és az ügyfélcég saját belépésében nincs külön „Kimenő számlák” menüpont, ott egyetlen „Kimenő számla” pont van.