Kimenő számlák a Számlázz.hu-ból és a Billingóból
A Számlázz.hu-ban és a Billingóban kiállított számlák automatikus letöltése a PDF-képükkel.
Ha a kimenő számláidat a Számlázz.hu-ban vagy a Billingóban állítod ki, a KönyvelőHíd automatikusan letölti őket az IktatásKimenő számlakép listába (könyvelőirodában: Kimenő számla), a PDF-képükkel együtt. Nem kell őket egyenként feltöltened: a számla adatai kitöltve, iktatószámmal, a vevő a partnerek között jelenik meg.
Mindkét kapcsolatot a Beállítások oldalon, a Számlázz.hu, illetve a Billingo szekcióban állítod be, cégenként (ha a cégnél a Számlázó is megvan, a KönyvelőHíd modulban). A beállítást az iroda, a főkönyvelő és a vállalkozói fiók tulajdonosa végezheti.
Számlázz.hu
A Számlázz.hu-kapcsolathoz egy azonosító kulcs kell, amelyet a Számlázz.hu-ban adsz meg. Ezt a kulcsot nem kell létrehozni vagy generálni: a program a cég (és az iroda) adószámából állítja össze, és a szekcióban rögtön látszik.
- A BeállításokSzámlázz.hu szekció „Azonosító kulcs a Számlázz.hu-hoz” dobozában látod a cég kulcsát. Másold ki a „Másolás” gombbal.
- A Számlázz.hu-ban nyisd meg a BeállításokFiók beállítások„Online pénzügyi adatkapcsolat” fület. Fogadó rendszernek válaszd a „QualitySoft”-ot, azonosító kulcsnak pedig illeszd be a kulcsot — pontosan így, a végén a _qsoft kisbetűvel.
- A KönyvelőHídban kapcsold be az „Automatikus letöltés a Kimenő számla iktatóba” jelölőt, és kattints a „Mentés” gombra.
A kapcsolat a Számlázz.hu-beli mentés után 30–60 perc alatt jön létre. A „Kapcsolat ellenőrzése” gomb megmutatja, hány számla várakozik letöltésre (ilyenkor a program csak megnézi, nem tölt le semmit).
A Számlázz.hu-ban a „Számlák küldésének kezdete” mező dönti el, mennyire visszamenőleg jönnek a számlák, és a megadott időszaknak a mai napot is tartalmaznia kell, különben az adatküldés nem indul el. A kapcsolatot a Számlázz.hu-fiók tulajdonosa, adminisztrátora vagy könyvelője állíthatja be.
Egy Számlázz.hu-fióknak egy QualitySoft-kapcsolata lehet. Ha korábban a QualitySoft asztali programjához kötötted be, és most a KönyvelőHíd kulcsát írod be, az asztali program nem kap több számlát.
Hogyan épül fel a kulcs?
A kulcs két 8 jegyű számból és a _qsoft végződésből áll. A második szám mindig a cég adószámának első 8 számjegye; az első attól függ, hova tartozik a cég:
| A cég | Az első 8 számjegy | Példa |
|---|---|---|
| egy könyvelőiroda alá van felvéve (az iroda vette fel, vagy az iroda meghívását fogadta el) | az iroda adószáma | 11111111_13699662_qsoft |
| nincs iroda alá felvéve (például a vállalkozói fiók saját cége) | a cég adószáma | 13699662_13699662_qsoft |
A szekcióban a kulcs alatt egy sor jelzi, melyik eset áll fenn.
A megosztott cég (amelyet a vállalkozás a saját előfizetésével, a Hozzáférésekben osztott meg egy irodával) nem kerül az iroda alá: a kulcsa kétszer a cég adószáma, akkor is, ha a beállítást az iroda végzi.
Ha a kulcs helyén hibaüzenet áll
- „Előbb add meg a cég adószámát…”: a cégnek nincs adószáma. Add meg a FiókCégek oldalon, a cég módosító ablakának „Cégadatok” fülén, majd nyisd meg újra a szekciót.
- „Az iroda adószáma hiányzik…”: a cég egy iroda alá tartozik, de az irodának nincs adószáma. Ilyenkor az iroda adatait kell kiegészíteni.
Amíg kulcs nincs, az „Automatikus letöltés” jelölő nem kapcsolható be.
Ha a kulcs megváltozik
A kulcs csak akkor változik, ha változik az alapja: a cég egy iroda alá kerül, vagy kikerül alóla (például önálló fiókot kap), illetve módosul a cég vagy az iroda adószáma. Ilyenkor a szekcióban narancs jelzés áll: „A kulcs megváltozott…”.
- Másold ki az új kulcsot, és írd át a Számlázz.hu-ban is.
- A KönyvelőHíd a következő mentéskor vagy letöltéskor áll át az új kulcsra. A régi kulcson még várakozó számlákat egyszer még letölti („Az előző kulcson még várakozó számlákat a következő letöltés még letölti.”).
A régi kulcsra küldött számlák csak ezzel az egyszeri, utolsó letöltéssel jönnek le; ami utána érkezik a régi kulcsra, az már nem kerül be. Ezért a kulcs változásakor minél előbb írd át a Számlázz.hu-ban is.
Ritkán előfordul, hogy ugyanazt a kulcsot egy másik cég már használja — például ha ugyanaz a cég kétszer van felvéve ugyanannál az irodánál. Ilyenkor a szekció piros jelzéssel figyelmeztet; nézd meg, nincs-e kétszer felvéve a cég.
Billingo
- A Billingóban a BeállításokAPI menüben hozz létre egy v3-as API-kulcsot. A Billingo-csomagodnak tartalmaznia kell az API-hozzáférést.
- A KönyvelőHídban a BeállításokBillingo szekcióban illeszd be a kulcsot.
- Add meg a „Letöltés kezdete” dátumot: az első letöltés az ettől a naptól kelt számlákat hozza le (alapból az év elejétől). A cég Első hónapjánál korábbi dátumot a program a hónap 1-jére igazítja.
- Kapcsold be az „Automatikus letöltés” jelölőt, és kattints a „Mentés” gombra. A „Kapcsolat ellenőrzése” gombbal kipróbálhatod a kulcsot.
A KönyvelőHíd a Billingo-kulccsal csak olvas, a Billingóban semmit nem módosít. A kulcsot titkosítva tároljuk, és a felületen többé csak rövidítve látszik.
Mikor jönnek a számlák?
A letöltés automatikusan, a cég automatikus NAV-letöltésének ütemezése szerint fut (alapból óránként, 7 és 17 óra között, hétfőtől péntekig) — akkor is, ha maga a NAV-letöltés ki van kapcsolva. Azonnal a Kimenő számlakép (irodában Kimenő számla) eszköztárának „Letöltés (Számlázz.hu / Billingo)” gombjával tölthetsz le; a gomb akkor látszik, ha a cégnél legalább az egyik kapcsolat be van kapcsolva.
Mit tölt le a program?
- Számlázz.hu: számla, előleg-, vég-, helyesbítő, jóváíró és sztornó számla. A díjbekérő, a szállítólevél és a nyugta nem kerül az iktatóba.
- Billingo: számla, előlegszámla, módosító és sztornó számla. A piszkozat, a díjbekérő, a nyugta és az ajánlat kimarad.
A számla a teljesítés évébe kerül, ugyanúgy, mint a NAV-ból letöltött számla.
Passzív cégnél a letöltés szünetel: az automatikus letöltés nem fut, és a „Letöltés (Számlázz.hu / Billingo)” gomb is azt üzeni, hogy a cég passzív, új adat nem rögzíthető. A Számlázz.hu ilyenkor is küldheti a cég számláit, de mi nem töltjük le őket — ha a cég végleg elment, a kapcsolatot a Számlázz.hu-ban érdemes megszüntetni (ld. Aktív és passzív cég).
Ha a számla már fent van
Ugyanaz a számla három úton is érkezhet: a NAV-ból, a Számlázz.hu-ból / Billingóból és kézi feltöltéssel. A program a számlaszám és a vevő adószáma alapján egy sorban tartja:
- ha a számla már szerepel a listában, de nincs képe (például a NAV-ból azonnal iktattad), a letöltött PDF rákerül;
- ha képpel együtt már fent van, nem jön létre új sor;
- a már kitöltött mezőket a letöltés soha nem írja felül, csak az üreseket tölti ki.
Ha a NAV-ból letöltött számlák között ott van ugyanez a számla, a program össze is kapcsolja őket.
A letöltött, PDF-képpel rögzített számla ugyanúgy beleszámít a cég éves képlimitjébe, mint a kézzel feltöltött számlakép: soronként egy kép. A kép nélküli sor (például az azonnal iktatott NAV-számla) akkor kezd számítani, amikor a letöltött PDF rákerül.
Ha egy számla nem jelenik meg
A Beállítások szekció alján a letöltési napló az utolsó 20 tételt mutatja; a nem rögzített sorok narancs színnel kiemelve, az okukkal. A leggyakoribb okok:
- A számla eladója nem ez a cég: a Számlázz.hu-ban egy másik cég kulcsát írták be (vagy a Billingo-kulcs egy másik cég fiókjáé). A program csak azt a számlát rögzíti, amelynek az eladója az adott cég.
- A PDF még készül (Billingo): a következő letöltés újrapróbálja.
Ha a Számlázz.hu-ban hibás kulcsot adtál meg, a Számlázz.hu az addig kiállított számlákat a kulcs javítása után sem küldi el magától — csak a következő változásukkor. Ilyenkor indítsd újra a küldést a Számlázz.hu-ban.
Ha a Billingo háromszor egymás után elutasítja a kulcsot, vagy a Billingo-csomag nem tartalmazza az API-t, a letöltés szünetel, és erről e-mailt küldünk. A kulcs új mentése után a letöltés folytatódik.