Az iktatás menete: a Módosítás ablak

Az iktatás egy ablakban történik: bal oldalon a bizonylat adatai, jobb oldalon maga a számlakép, így a képről olvasva töltheted ki a mezőket. Az ablakot az Iktatás›Bejövő számla (vagy Iktatás›Kimenő számla) listából nyitod meg: jelölj ki egy sort, és kattints a „Módosítás” gombra. Új, kézi iktatáshoz az „Új iktatás” gombot használd.

Az ablak részei

Az ablak fejlécében látod, mit csinálsz („Bejövő számla módosítása” vagy „Új bejövő számla iktatása”), mellette az iktatószámot és az iktatás dátumát. Alatta három szakasz következik:

• Bizonylat fejléc: a partner (az „Új partner” gombbal rögtön fel is veheted, a „Partner adatai” gomb a cégadatait mutatja), a bizonylatszám, a kelte, a teljesítés, a fizetési mód és határidő, az áfa dátuma, a pénznem, az árfolyam (forintos számlánál nincs) és a bruttó végösszeg.
• Könyvelendő értékek: áfakulcsonként a bruttó, a nettó és az áfa, külön sorban az áfamentes rész, valamint a „Fordított áfa” kapcsoló. A szakasz alján a program kiírja, hogy a sorok összege egyezik-e a végösszeggel.
• Feldolgozás és üzenetek: a státusz, a munkaszám (az „Új” gombbal újat is felvehetsz), a hónap, a megjegyzés, valamint az üzenet és a válasz.

Az ablak alján a „Számlakép fájl” sor mutatja a csatolt fájl nevét. A „Fájl kiválasztása…” (ha már van kép: „Csere…”) gombbal tölthetsz fel képet vagy PDF-et, a ZIP-et a program kibontja. Mellette a kis nyíl-gomb a képet külön ablakban nyitja meg, például egy második monitorra.

Kitöltés a NAV adataiból

A leggyorsabb út: írd be a számlaszámot a „Bizonylatszám” mezőbe, és nyomj Entert (vagy kattints a mező végén lévő nyílra). Megnyílik a NAV online számla adatszolgáltatás ablak, ahol kiválaszthatod a számlát. A program ezután kitölti a dátumokat, a fizetési módot, a pénznemet és az áfakulcsonkénti összegeket, a partnert pedig adószám alapján megkeresi a Partnerek között (ha még nincs ott, felveszi). A státusz ilyenkor magától „Ellenőrizve” lesz.

Ha kézzel írod be az összegeket, és egy nettó nem illik a bruttóhoz, a mező alatt „Hibás nettó” figyelmeztetés jelenik meg. A „Bruttó újraszámolása” gombbal a program kijavítja, az „Így hagyom” gombbal megtartod a beírt értéket. Több számla mezőit a számlaképből az AI kitöltés is ki tudja tölteni.

Mentés és státuszok

A „Mentés” gomb elmenti a bizonylatot, és bezárja az ablakot. A Ctrl+Enter is ment, de az ablak nyitva marad. Ha minden szükséges adat ki van töltve, a mentéskor az „Iktatva” státuszú bizonylat magától „Ellenőrizve” lesz. Ha több bizonylatot iktatsz egymás után, használd a kék lapozót.

A státusz lehetséges értékei: Iktatva, Ellenőrizve, Átadva, Könyvelve, NAV 3.0 nem található, Függő és Nem könyvelhető. Az „Átadva” és a „Könyvelve” állapotú bizonylatot a cég és a kezelője már nem módosíthatja, csak az iroda. A „Hónap” mező ettől az állapottól kezdve szintén nem állítható.

Kérdés küldése az ügyfélnek

Ha valami nem egyértelmű a bizonylaton, írd be a kérdésedet az „Üzenet” mezőbe („Kérdés a bizonylatról…”), és kattints a mellette lévő küldés gombra. A program a bizonylatszámmal együtt e-mailben elküldi a cég e-mail-címére, ezért ennek a cég adatai között ki kell lennie töltve. Ha nincs megadva, a program szól, és nem küldi el az üzenetet.