A cégadatok mezői
Mit jelentenek a cégadatlap mezői, és melyiket kötelező kitölteni.
A cég adatlapja a FiókCégek oldalon nyílik meg, ha kijelölsz egy céget és a „Módosítás” gombra kattintasz (új cégnél az „Új tétel” vagy a „Cég hozzáadása” után magától). A mentéshez három mező kötelező: a cégnév, a „Cég azonosító” és a „Felhasználónév”. A többi mező nem kötelező, de a legtöbbjüket érdemes kitölteni.
Alapadatok és belépés
| Mező | Mit jelent |
|---|---|
| Adószám | A cég adószáma kötőjelekkel. Egy irodán belül egy adószámmal csak egy cég szerepelhet. |
| Cégnév | Így jelenik meg a cég a cégválasztóban, a listákban és a leveleiben. Kötelező. |
| Felhasználónév | A cég saját belépési neve a KönyvelőHídba. Kötelező, és a teljes rendszerben egyedi. |
| Jelszó | Nem kötelező: üresen hagyva a cég a levélben kapott linken maga állít be jelszót. |
| Irányítószám, Város, Utca, házszám | A cég székhelye. |
| Kapcsolattartó, Telefon | A cégnél az iroda kapcsolattartója és az elérhetősége. |
| A cég e-mail-címe: ide megy a belépési meghívó. | |
| Adóazonosító | Egyéni vállalkozónál, magánszemélynél a 10 jegyű adóazonosító jel (csak nyilvántartási adat). |
| Cég azonosító | A cég rövid kódja a könyvelőprogram adatátvételéhez (KönyvelőHíd API). Kötelező, legfeljebb 8 karakter, az irodán belül egyedi. Az új cégnél a program előre kitölti az adószám első 8 számjegyével (ha az már foglalt, 7 számjeggyel és egy betűvel). |
| Bankszámlaszám | A cég saját bankszámlaszáma. |
Ha megadsz jelszót, annak a jelszószabály szerint legalább 8 karakteresnek kell lennie, kis- és nagybetűvel és speciális karakterrel. Meglévő cégnél az üresen hagyott jelszómező a régi jelszót hagyja meg.
Beállítások a cég munkájához
| Mező | Lehetőségek |
|---|---|
| Átadott adatok | Melyik bizonylatokat veheti át a könyvelőprogram: csak az „Ellenőrizve” állapotúakat, vagy az „Iktatva és Ellenőrizve” állapotúakat is. Az átvett tételek „Átadva” állapotba kerülnek. |
| NAV-adatok tételei | „Tároljuk”: a NAV-ból letöltött számlák tételsorai is letöltődnek; „Ne tároljuk”: csak a fejadatok. A tételek letöltése lassabb. |
| Bejövő számlák, Kimenő számlák | „Kép párosítás”: a NAV-adat a feltöltött számlaképpel párosul; „Azonnali iktatás”: a számla kép nélkül, rögtön iktatott tétel lesz. |
| Lomtár | Bekapcsolva a cég saját felhasználói által törölt tételek pirossal jelölve megmaradnak, és a végleges törlésükről az iroda dönt. Kikapcsolva a törlés azonnal végleges. |
A „NAV-adatok tételei” mező nem látszik, ha az irodád minden cégre azonnali iktatást állított be: ilyenkor a tételek mindig letöltődnek. Ugyanekkor a „Bejövő számlák” és a „Kimenő számlák” mezőben csak a „Kép párosítás” menthető.
Első hónap, Utolsó hónap és Státusz
Önregisztrált irodában az adatlapon két további mező van, a Cégek listában pedig egy „Státusz” oszlop: ezekből dől el, mely hónapokért fizetsz a cég után.
| Mező | Mit jelent |
|---|---|
| Első hónap | Az a hónap, amelytől a cég anyagait rögzítitek. Kötelező; új cégnél alapból az előző hónap. Nem lehet későbbi a folyó hónapnál. |
| Utolsó hónap | Az utolsó könyvelt hónap, ha a cég elmegy. „Határozatlan (aktív)”: a cég határozatlan ideig aktív. Előre is megadható. |
A Státusz „Passzív”, ha az Utolsó hónap elmúlt: a cég adatai megmaradnak és olvashatók, de új adat nem kerülhet be, és nem kell fizetni utána. Egyébként „Aktív”. A két mezőt az iroda fiókja és a főkönyvelő állíthatja, a könyvelő csak látja; a részleteket ld. Aktív és passzív cég.
Mikor kap levelet a cég?
A cég az első mentéskor kap meghívó levelet a belépéshez, ha addig még nem volt felhasználóneve, és most a „Felhasználónév” és az „e-mail” mező is ki van töltve. A levélben egy jelszóbeállító link van, ami 7 napig érvényes. Ha te adtál meg jelszót, a levél azt nem tartalmazza, de a cég azzal is beléphet.
Ha az első mentéskor az e-mail-cím még hiányzik, a meghívó később sem megy ki magától. Ilyenkor pótold az e-mail-címet, és kérd meg a céget, hogy a belépőoldalon az „Elfelejtettem a jelszavam” linkkel állítson be jelszót, vagy adj meg neki te jelszót, és közöld vele.
A Kapcsolat oszlop
A Cégek listában van egy csak olvasható „Kapcsolat” oszlop is. „Az iroda fizeti” jelzi a saját ügyfélcégeidet, „Saját előfizetés — ‹vállalkozás neve›” pedig azokat, amelyeket egy vállalkozás osztott meg veled. A megosztott cégnél csak a „Cég azonosító” írható át, a többi adatot a vállalkozás kezeli a saját fiókjában.