AI-kitöltés az iktatásnál

Az „AI kitöltés” gombbal egyszerre több feltöltött bejövő számla adatait töltheted ki a számlakép alapján. Utána a program a kitöltött számlákat a NAV Online Számla adataival is párosítja. A funkció a könyvelőiroda oldalán érhető el: az iroda, a főkönyvelő és a könyvelő használhatja, az Iktatás›Bejövő számla listában.

Mikor látod a gombot?

Az „AI kitöltés” gomb csak akkor jelenik meg, ha mind a négy feltétel teljesül:

• a bejövő számlák listáján vagy (a kimenő számláknál nincs ilyen gomb);
• irodai felhasználóként vagy belépve (iroda, főkönyvelő vagy könyvelő);
• a kiválasztott cégnél elérhető a KönyvelőHíd teljes iktatása;
• az irodádhoz saját Gemini API-kulcs van beállítva.

A kulcsot a Beállítások oldal „Saját AI használat” szekciójában adhatod meg (ha a cégnél a Számlázó is megvan, a KönyvelőHíd modulban): válaszd a „Saját AI API-kulcs” lehetőséget, szolgáltatónak a Geminit, és írd be a kulcsot. Ezt az iroda és a főkönyvelő teheti meg. Az „Alapértelmezett AI API kulcs” beállítással a gomb nem jelenik meg. A ChatGPT- vagy Claude-kulcs mellett sem, mert ez a funkció jelenleg csak Geminivel működik. Az ügyfélszolgálat által felvett irodáknál a kulcsot az ügyfélszolgálat állítja be.

Lépésről lépésre

1. Nyisd meg az Iktatás›Bejövő számla listát.
2. A bal oldali jelölőnégyzetekkel jelöld ki a feldolgozandó számlákat.
3. Kattints az „AI kitöltés” gombra.
4. Ha a párosítás előtt friss NAV-adatokra van szükséged, pipáld be a „NAV online számla adatszolgáltatás letöltése a párosítás előtt” lehetőséget, és add meg a kezdő és a záró dátumot. Egyszerre legfeljebb 366 napot tölthetsz le, a záró dátum pedig nem lehet a mai napnál későbbi. Az ablak kiírja az utolsó letöltés napját is.
5. Kattints az „Indítás” gombra.

A program három lépésben dolgozik: először az AI feldolgozza a számlákat, ezután (ha kérted) letölti a NAV-adatokat, végül párosítja a számlákat a NAV-adatokkal. A folyamatjelző mutatja, éppen melyik fájlnál tart. Közben ne zárd be az oldalt. A „Megszakítás” gombbal az aktuális lépés után leállíthatod a feldolgozást.

Mit ír át, és mit nem?

• Az AI csak az üres mezőket tölti ki, a kézzel megadott adatot soha nem írja felül. Az áfa-bontást csak akkor tölti ki, ha az teljesen üres. Egyetlen kivétel van: ha a partnernél csak az adószám első 8 jegye szerepel, azt kiegészíti a teljes adószámra.
• Ha a számlaszám alapján megvan a számla NAV-os párja, a NAV adatai az irányadók, és felülírják az AI által kitöltött értékeket. A fizetési mód ilyenkor is az AI-tól jön.
• A program kihagyja a törölt tételeket, a csatolt fájl nélküli sorokat, valamint az „Ellenőrizve”, az „Átadva” és a „Könyvelve” státuszú számlákat. Az ellenőrzött vagy már könyvelt adatot így nem írja felül.

Az AI PDF-ből és képből (JPG, PNG, WEBP) is dolgozik.

Az eredmény

A végén összesítőt kapsz, hány számla lett „NAV párosítva”, „Kitöltve”, „Nincs változás” vagy „Kihagyva”, és számlánként azt is, mely mezők változtak és mi hiányzik még. Az eredményt a „Letöltés (CSV)” gombbal elmentheted. A korábbi futások eredményét az „AI kitöltés” ablak „Korábbi eredmények” részében nézheted vissza. Ezeket a program csak ebben a böngészőben, cégenként őrzi meg (legfeljebb az utolsó 20 futást), és az „Előzmények törlése” gombbal törölheted őket.