Beküldés e-mailben a saját címedre

Minden felhasználónak saját beküldési címe van (például k7f3q9x2ab@konyvelohid.hu, vagy egy általad választott cím, például kovacs.bela@konyvelohid.hu). Ha erre a címre elküldöd vagy továbbítod a számlát tartalmazó levelet, a program a mellékletet ugyanúgy feldolgozza, mint a fotózott számlát: kiolvassa az adatait, eldönti, melyik cégedhez tartozik, és rögzíti az Iktatásban.

Ki használhatja?

Az e-mailes beküldés a számlákat beküldő oldalé: a vállalkozói fiók tulajdonosáé, a cég saját belépéséé és az iktatási joggal rendelkező kezelőé. Mindenkinek saját címe van; a kezelő címére küldött számla azokhoz a cégekhez kerülhet, amelyekhez a kezelőnek hozzáférése van.

Ha a Feltöltés oldalon nem látod az „Email” fület, a fiókodban az e-mailes beküldés nem érhető el. Ha a Feltöltés oldal azt írja, hogy iktatási jog kell, kérd a cégtől, hogy adja meg (ld. Kezelői jogok: iktathat, feltölthet).

Hol találod a címedet?

1. Koppints az alsó menüsáv kamerás „Feltöltés” gombjára.
2. Nyisd meg az „Email” fület. A címed „A beküldő címed” kártyán látszik; az első megnyitáskor jön létre.
3. A „Másolás” gombbal a vágólapra teheted, a „Megosztás” gombbal pedig rögtön elküldheted valakinek (például a szállítódnak) a telefon megosztás menüjéből.

A címet a szállítóidnak is megadhatod: ha a számlát egyenesen erre a címre küldik, az magától bekerül, neked semmit sem kell továbbítanod. Továbbított levélnél is működik, a lényeg, hogy a számla mellékletként legyen a levélben.

Hol állíthatod be?

A cím kezelése a Beállítások›E-mailes beküldés részben van (ha a Számlázó is megvan, a KönyvelőHíd modulban): a bal menü „Beállítások” pontja (telefonon a felső sáv ☰ gombjával nyitható menüben). Az Email fül „A cím beállítása” kártyáján a „Beállítások megnyitása” gomb is ide visz. Itt:

• saját címet választhatsz a véletlenszerű helyett, vagy kérhetsz új véletlen címet (ld. A beküldési cím módosítása);
• megadhatod, hogy csak a felvett feladóktól fogadja a program a leveleket;
• több cégnél cégenként külön címet kérhetsz (ld. lent).

Mit dolgoz fel a program?

A mellékleteket: PDF, JPG, PNG vagy ZIP (a ZIP-et kicsomagolja, a WEBP-képet lehetőség szerint JPG-vé alakítja). A továbbított levélben lévő mellékleteket is. A levél szövegét nem, ezért ha a számla csak a levél törzsében van, a napló azt írja: „Nem volt benne melléklet.”

Magától kihagyja a levelekben megszokott, nem számla jellegű csatolmányokat: a 20 KB alatti beágyazott képeket (logó, aláírás), a digitális aláírást, a naptármeghívót, a névjegyet és az XML-fájlokat („nem számlakép”). Nem tudja feldolgozni a Word- és Excel-fájlt, a HEIC-képet, a ZIP-ben lévő ZIP-et, a jelszavas ZIP-et és az Outlook winmail.dat csomagját; ilyenkor kérd a számlát PDF-ként.

A feldolgozás a levél beérkezése után néhány percen belül lezajlik. Ami a cégedhez rendelhető, az rögzül; amiről a program nem tudja biztosan eldönteni, hová tartozik, az a Feldolgozatlan fülre kerül, és ott te rendeled hozzá. Az egyszer már beküldött fájlt a program felismeri („már fent volt”), akkor is, ha egy másik levélben jön.

Az „Utolsó beérkezések” napló

Az Email fül alján az utolsó levelek látszanak a tárgyukkal, az érkezés idejével és a feladóval. Levelenként azt is látod, mi lett vele („Fogadva”, „Nem dolgoztuk fel”, „Nem volt benne számlakép”, „Kihagyva”), és mellékletenként a sorsát: „✔ rögzítve (iktatószám: …)”, „már fent volt”, „feldolgozás alatt…”, vagy „⚠ Feldolgozatlan — rendeld hozzá a Feldolgozatlan fülön”. Ilyenkor a napló alatti gombbal egyenesen a Feldolgozatlan fülre ugorhatsz.

A „Nem dolgoztuk fel” mellett az ok is ott áll, például: a feladó nincs az engedélyezett feladók között, betelt a napi korlát, a levelezőszerver kéretlen levélnek jelölte, a feladó címe hamisítottnak tűnik, vagy a cég passzív („A cég passzív (utolsó hónap: …) — új adat nem rögzíthető.”), ezért új számla nem kerülhet bele.

Ha több céged van

Vállalkozói fiókban, ha több céged van, az általános címre küldött számlánál a program a számla adataiból dönti el, melyik cégedhez tartozik. Ha biztosra akarsz menni, a Beállítások›E-mailes beküldés „Cégenkénti cím” kártyáján a „Cím kérése” gombbal külön címet kérhetsz egy-egy cégedhez: az oda küldött számla biztosan ahhoz a céghez kerül. A céges cím az Email fülön is megjelenik, saját nevet is kaphat, és a „Megszüntetés” gombbal megszüntetheted, ha már nincs rá szükség.