Dokumentumok: Ügyvezetői, Ügyintézői
Közös dokumentumtár a cég és a könyvelő között.
A Dokumentumok menüben két közös dokumentumtár van: az Ügyvezetői és az Ügyintézői. Ide kerülnek azok az iratok, amelyeket a könyvelő és a cég egymásnak szán, például egy kimutatás, egy aláírandó dokumentum vagy egy fontos levél. Mindkét tár cégenként és évenként külön vezetett lista. A harmadik pont, a Kimenő számla XML, másra való.
A két tár
| Menüpont | Kik látják |
|---|---|
| DokumentumokÜgyvezetői | a könyvelőiroda munkatársai, a cég (a saját belépésével), a vállalkozó; a kezelők nem |
| DokumentumokÜgyintézői | ugyanők |
A két tár ugyanúgy működik, csak külön listát vezet, és az értesítő levél linkje is mindig a saját tárát nyitja meg. Ha egy irat a cég vezetőjére tartozik, az Ügyvezetői tárba tedd. A kezelők menüjében a Dokumentumok alatt csak a Kimenő számla XML látszik, az Ügyvezetői és az Ügyintézői tár nem.
Dokumentum feltöltése
- Válaszd ki a felső sávban a céget, majd nyisd meg például a DokumentumokÜgyvezetői oldalt.
- Kattints az „Új tétel” gombra.
- A „Fájl” mezőben válaszd ki a dokumentumot, és ha kell, írj hozzá megjegyzést.
- Kattints a „Rögzítés” gombra.
Amikor egy új tételhez először feltöltesz fájlt, a program e-mailben értesíti a céget a cég adatai között megadott e-mail-címen. A levélben benne van a fájl neve, a megjegyzésed és egy link, amellyel a dokumentum belépés nélkül megnyitható. Erről ld. Dokumentum megosztása linkkel.
Könyvelőirodaként a dokumentumot mindig a felső sávban kiválasztott ügyfélcéghez töltöd fel. Feltöltés előtt nézd meg, hogy a jó cég van-e kiválasztva, mert az értesítő levél ennek a cégnek megy ki.
A lista oszlopai és gombjai
A listában az Iktatószám, a Fájl neve, a Készítve (a feltöltés ideje) és a Megjegyzés oszlop látszik. A sor végén lévő „Megnyitás” gomb felugró ablakban mutatja a dokumentumot: a PDF-et beágyazva, más fájltípust a böngésződ beállítása szerint. A „PDF export” gombbal évek és hónapok szerint egyszerre letöltheted a tár tartalmát, évenként egy ZIP-fájlban.
A „Módosítás” gombbal kicserélheted a fájlt, vagy átírhatod a megjegyzést. A fájl cseréjéről a program nem küld újabb értesítő levelet, ilyenkor szólj a címzettnek külön. A „Törlés” gombbal a tétel törölhető.
Mit tehet a cég?
Az iroda ügyfélcége a saját belépésével megnézheti és megnyithatja a dokumentumokat, de nem tölthet fel újat, és nem törölhet: az ő eszköztárán nincs „Új tétel” és „Törlés” gomb. Ha a cég akar iratot küldeni a könyvelőnek, az IktatásEgyéb irat pontban tegye. A vállalkozói fiókban a vállalkozó a saját cégeinél maga is feltölthet és törölhet dokumentumot.
A dokumentumtár évenként külön vezetett. Ha egy korábbi dokumentumot keresel, a felső sáv évválasztójában válts át arra az évre, amelyikben feltöltötték.