Dokumentum megosztása linkkel
Értesítő e-mail linkkel az új dokumentumról, belépés nélküli megnyitással.
A dokumentumtárba feltöltött új dokumentumról a program magától értesítő e-mailt küld a cégnek, egy linkkel, amellyel a dokumentum belépés nélkül megnyitható. Ehhez nem kell külön gombot keresned: a levél akkor megy ki, amikor a DokumentumokÜgyvezetői vagy a DokumentumokÜgyintézői tárban egy új tételhez először feltöltesz fájlt.
Mi van a levélben?
A levél tárgya értesítés arról, hogy új dokumentum érkezett a dokumentumtárba. Feladóként a könyvelőiroda (vállalkozói fióknál a vállalkozás) neve szerepel. A levélben benne van:
- a fájl neve;
- a dokumentum linkje;
- a feltöltéskor írt megjegyzés;
- a link szövegesen is, arra az esetre, ha a levelezőprogram nem nyitja meg a linket: ilyenkor a címet a böngésző címsorába kell bemásolni.
A levél a cég adatai között megadott e-mail-címre megy, azzal a címmel, amely a tétel létrehozásakor szerepelt ott. Más címzettet a feltöltéskor nem lehet megadni.
Mit lát, aki a linkre kattint?
A link megnyitja a KönyvelőHídat felhasználónév és jelszó nélkül, egy korlátozott nézetben. Az Ügyvezetői tárból küldött link a cég Ügyvezetői dokumentumait mutatja, az Ügyintézői tárból küldött az Ügyintézőit. A dokumentumok a „Megnyitás” gombbal nézhetők meg. Ebben a nézetben semmit nem lehet módosítani: feltölteni, törölni és exportálni sem.
A linkkel bárki belépés nélkül megnézheti a dokumentumokat, aki megkapja: nemcsak az az egy dokumentum látszik, hanem a cég adott évi dokumentumai is ugyanabból a tárból. Ezért a levelet ne továbbítsd, és bizalmas iratot csak olyan e-mail-címre küldess, amelyet csak az illetékes olvas.
Ha nem jött meg a levél
- Ellenőrizd a cég adatai között az e-mail-címet. Ha hibás vagy üres volt, javítsd ki.
- Kérd meg a címzettet, hogy nézze meg a levélszemét mappát is.
- Ha a cím hibás volt, a már létrehozott tétel nem küldi újra a levelet. Hozz létre egy új tételt ugyanazzal a fájllal: ekkor már a javított címre megy az értesítés.
A levél csak egyszer, az első fájlfeltöltéskor megy ki. Ha később kicseréled a fájlt vagy átírod a megjegyzést, nem megy új értesítés, ezért ilyenkor szólj a címzettnek külön.
Meddig működik a link?
A linknek nincs lejárati ideje: addig működik, amíg a dokumentum megvan a tárban. Ha a tételt törlöd, a link a KönyvelőHíd belépőoldalára visz. Ha egy linket már nem szeretnél érvényben hagyni, töröld a tételt, és szükség esetén töltsd fel újra.
Ha a cég rendszeresen belép a KönyvelőHídba, a dokumentumokat a saját belépésével, a Dokumentumok menüben is megtalálja. Ott link nélkül is elérhetők, a korábbi évekéi pedig a felső sáv évválasztójával.